Erwin Tenggono, Berkat InfoStep, para eksekutif di perusahaannya dapat melihat kinerja bisnis perusahaannya ini.

Dengan metodologi yang baru SWA kembali menggelar ajang pemilihan The Best e-Corp. Siapa saja yang masuk dalam 25 perusahaan penerap sistem TI dan 10 Tim TI terbaik? Seberapa besar nilai dan manfaat bisnis yang berhasil mereka ciptakan?

Joko Sugiarsono

Silakan Anda membayangkan bagaimana bila bank sebesar Bank Mandiri dikelola tanpa bantuan teknologi informasi (TI)! Sejumlah data penting yang mungkin Anda butuhkan untuk membayangkannya, yakni: total aset bank ini sekitar Rp 255,28 triliun; jumlah karyawannya 21.149 yang bekerja di kantor pusat dan 921 kantor cabang (termasuk beberapa di luar negeri); pelanggan yang dilayani hampir 6 juta nasabah dengan sekitar 7 juta rekening. Bagaimana kira-kira proses kerja internal dua puluhan ribu karyawannya yang tersebar di hampir seribu kantor cabangnya (dan di antara mereka juga mesti ada kolaborasi dan koordinasi)? Bagaimana pula mereka melayani 6 juta nasabahnya dengan transaksi tahunan mencapai puluhan bahkan mungkin ratusan juta kali? Bila Anda tak sanggup membayangkan, rasanya memang wajar.

Sekarang, kita lihat contoh lain di bisnis distribusi seperti yang dijalani PT Anugrah Argon Medica (AAM). Bayangkan juga bagaimana bila perusahaan yang diperkuat 1.500 karyawan, memiliki 34 cabang dan 55 depo (sales station), dan total asetnya lebih dari Rp 500 miliar ini dikelola tanpa TI! Jangan pula dilupakan, ada ratusan item produk dan puluhan prinsipal yang harus dikelolanya. Nah, jika tak sanggup membayangkan lagi, Anda tak bisa disalahkan.

Ya, dengan skala bisnis sebesar itu, pastilah hal mustahil bila mereka bekerja tanpa dukungan TI. Maka, ketika kebanyakan orang sempat terbelalak mendengar alokasi anggaran TI Bank Mandiri selama tiga tahun (2001-2003) sebesar US$ 200 juta, manajemen bank ini dengan mudah menunjukkan rasionalitasnya bahwa anggaran itu tak sampai 1% dari total aset yang dikelolanya. Apalagi, sekadar mengeluarkan biaya investasi sekitar US$ 2,42 juta untuk mengembangkan salah satu sistem berbasis TI yang menjadi andalannya, yakni Domestic & International Payment System (DIPS), yang memang dipakai secara efektif untuk menangani kebutuhan transaksi jutaan nasabahnya – baik dari dalam maupun luar negeri. Begitu pula, karena melihat fungsionalitas dan urgensinya, manajemen AAM tak segan menggelontorkan dana Rp 1,08 miliar untuk mengembangkan sistem business intelligence yang di-branding dengan nama InfoStep, yang dipakai dalam proses monitoring harian dan perencanaan strategis.

Bagi para pelaku bisnis seperti Bank Mandiri dan AAM, duit miliaran hingga puluhan miliar rupiah hanya untuk mengembangkan sebuah sistem menjadi sepadan – bahkan mungkin tak ada artinya – dengan perbaikan proses bisnis ataupun business value yang mereka peroleh. Seperti diutarakan oleh Sasmita, Direktur Teknologi dan Operasional Bank Mandiri, dengan implementasi DIPS, maka hampir seluruh transaksi remittance dan pembayaran – baik incoming maupun outgoing – dilaksanakan secara paperless, sehingga proses bisnisnya lebih ringkas, cepat dan tepat. Adapun manfaat bisnis yang diklaim Bank Mandiri, yakni perkembangan bisnis perbankan ritelnya meningkat. Tak kalah penting, biaya transaksinya terus menurun (karena volume transaksi lewat electronic channel dua kali lebih banyak dari transaksi konvensional di cabang). Gambarannya, per Desember 2006, sistem berbasis TI-nya mampu memproses sekitar 43 juta transaksi secara online, atau meningkat 34% dari 32 juta transaksi per Desember 2005.

Bagi AAM, inovasi bisnis yang muncul pun amat bernilai. Berkat InfoStep, seperti diutarakan Erwin Tenggono, Direktur Pengelola AAM, para eksekutif di perusahaannya dapat melihat kinerja bisnis perusahaan ini, misalnya kinerja penjualan di cabang hingga memberitahukan area mana saja yang masih lemah dan perlu mendapat perhatian besar. Sistem business intelligence ini juga dapat memberikan informasi ke pihak prinsipal (pabrikan obat) mengenai penyebaran produk, level stok, ataupun sumber pertumbuhan yang potensial. Lebih konkret business value yang dirasakan AAM berkat InfoStep adalah penambahan prinsipal baru yang diklaim mendatangkan pertambahan bisnis sebesar Rp 160 miliar. AAM pun diklaim Erwin mampu mempertahankan posisinya sebagai distributor obat-obatan ethical nomor satu di Indonesia dengan pertumbuhan di atas pasar (23%). Efisiensi pun dirasakan pada sisi inventori dengan level stok yang minim tanpa kekurangan stok, sehingga menghemat modal kerja senilai Rp 30 miliar.

Bank Mandiri dan AAM adalah dua dari 25 perusahaan di Indonesia (baik perusahaan murni lokal maupun multinasional) yang kali ini terpilih sebagai perusahaan penerap sistem TI terbaik – kami menyebutnya The Best e-Corp singkatan dari The Best e-Corporation – berdasarkan penilaian panel juri yang dibentuk SWA (lihat data dan Tabel lengkap di bagian lain Sajian Utama). Sekilas Anda bisa menyimak, upaya implementasi sistem berbasis TI mereka di atas standar (beyond standard) kebanyakan perusahaan di Indonesia. Lihat saja keberanian mereka menggelontorkan dana investasi untuk pengembangan sistem: semuanya di atas Rp 1 miliar. Beberapa nama perusahaan terpilih ini malah berani mengguyurkan fulus lebih dari US$ 1 juta, yakni: Bank Mandiri, Freeport Indonesia, Tiga Raksa Satria, Antam, Excelcomindo, Parit Padang, dan APL Indonesia (sayangnya, beberapa nama lain enggan mengungkapkan – Red.).

Adapun sistem yang dikembangkan beraneka macam. Ada yang lebih berat diarahkan untuk memenuhi kebutuhan internal perusahaan, dan ada pula yang sudah ditujukan untuk melayani pelanggan mereka. Namun, yang lebih penting lagi semuanya bisa mengungkapkan apa saja business value yang berhasil mereka petik dari upaya implementasi sistem TI masing-masing. Ada yang menggambarkan manfaatnya secara kualitatif, tapi tak sedikit pula yang sudah bisa menyebutkan manfaat bisnisnya secara kuantitatif. Di antara mereka yang menyebutkan manfaat bisnis dari sistem secara kuantitatif, selain Bank Mandiri dan AAM, antara lain Petrosea, Asuransi Astra Buana, dan Asuransi Allianz Indonesia.

Memang, mengukur keberhasilan implementasi sistem TI bukan hal mudah. Bahkan, para pelakunya pun banyak yang mengakui. Apalagi, untuk memilih perusahaan mana yang relatif lebih unggul dalam penerapan sistem TI dibanding perusahaan lainnya. Namun, untuk memberikan apresiasi terhadap mereka yang mampu menunjukkan keteladanan yang baik bagaimana menciptakan manfaat bisnis yang nyata, SWA menggelar kembali The Best e-Corp. Ajang pemilihan tahun ini sebenarnya yang ketiga kalinya digelar SWA (setelah tahun 2001 dan 2004), tetapi merupakan kali kedua dengan mengusung merek The Best e-Corp.

Seperti pemilihan sebelumnya, kami juga mengundang beberapa pakar dan praktisi di bidang TI yang dinilai kompeten dan kredibel (dengan kontribusi sama). Panel juri tahun ini terdiri dari Betti Alisjahbana (Presdir IBM Indonesia); Firdaus Alamsjah (Direktur Eksekutif The Joseph Wibowo Center, Universitas Bina Nusantara); Mursyid Hasan Basri (pengamat TI dan dosen School of Business & Management ITB); Budi Rahardjo (praktisi dan pakar TI dari ITB); dan Mas Wigrantoro Roes Setyadi (praktisi TI dan salah satu Ketua Masyarakat Telematika Indonesia).

Untuk mengundang peserta (yang dimulai sejak pertengahan tahun 2006 hingga ditutup pada akhir 2006), kami mengajak kalangan vendor dan konsultan untuk menominasikan klien-klien mereka yang dinilai mampu menerapkan sistem TI paling baik. Tentu saja, ada pula perusahaan yang berani menominasikan diri tanpa rekomendasi dari vendor/konsultannya. Dari mekanisme penjaringan yang dikelola oleh duet Arief Adi Wibowo dan Rina Apriliawati dari SWA, terdapat 34 perusahaan yang lolos administrasi dan layak masuk dalam proses penilaian juri. Rinciannya: 7 peserta dari kelompok finansial perbankan; empat peserta dari kelompok finansial nonperbankan; 6 peserta dari kelompok manufaktur; lima peserta dari kelompok resource-based; lima peserta dari kelompok distribusi dan logistik; serta 7 peserta dari kelompok jasa lainnya. Dari nama-nama yang masuk, umumnya mereka adalah perusahaan mapan dan terkemuka di bidangnya masing-masing.

Berbeda dari The Best e-Corp sebelumnya, pemilihan kali ini lebih menyoroti satu sistem berbasis TI yang menjadi andalan peserta. Jadi, tidak melihat keseluruhan sistem (the whole system) yang diterapkan perusahaan peserta. Ini untuk memudahkan penilaian dan penelaahan secara mendalam pada satu sistem saja.

Dalam pemilihan ini, para juri menilai sistem TI ke-34 peserta tadi dalam tiga kriteria penting. Pertama Business Impact, dengan melihat pada hasil (result), cakupan (coverage), dan perhitungan return on investment-nya (kalau ada). Kedua, kriteria Success Strategy, dengan menyoroti proses implementasi dan inovasi atau terobosan yang ditawarkan. Dan ketiga, IT Governance, dengan melihat aspek planning & organizing, akuisisi & pengembangan, delivery services, dan monitoring, dalam pengembangan dan penerapan sistem TI perusahaan yang bersangkutan. Kriteria Business Impact sengaja diberikan bobot terbesar mengingat sekarang ini pelaku usaha makin kritis dengan proyek TI, sehingga pertanyaan utama mereka dapatkah investasinya menghasilkan manfaat bisnis. “Show me the value (of IT),” begitu kata sebagian pelaku bisnis.

Yang menjadi bahan penilaian adalah lembar kerja elektronik yang dikirimkan para peserta, berdasarkan format yang disusun panitia. Proses penilaian dilakukan para juri terhadap lembar kerja elektronik dari lokasinya masing-masing (e-judgement process).

Kriteria Penilaian Best IT Systems

1. Business Impact (bobot 50%)
2. Success Strategy (bobot 30%)
3. IT Governance (bobot 20%)

Hasilnya, bila kita melihat skor yang diperoleh ke-25 e-corporation terbaik dari panel juri (terdiri dari lima orang dengan kontribusi seimbang), tampaklah perbedaannya relatif kecil. Lihat saja, perbedaan skor total antara peringkat 1 (Bank Mandiri) dengan peringkat 25 (Birotika Semesta/DHL Indonesia) hanya sekitar 6 poin (kalau dilihat skor rata-rata hanya berselisih sekitar 1,2 poin). Jadi, kalau dilihat secara berjenjang (1, 2, 3, dan seterusnya) perbedaan skor di antara mereka umumnya hanya angka desimal. Yang bisa dipastikan, mereka yang duduk di posisi 25 besar, punya skor rata-rata di atas 7,00. Sementara mereka yang mencatat skor rata-rata di atas 8,00 adalah kelompok 8 besar.

Jika kita melihat posisi 10 besar, empat tempat di antaranya diduduki oleh peserta dari kalangan finansial perbankan. Skor rata-rata kategori finansial perbankan, memang relatif bagus, yakni 7,47. Skor rata-rata itu sama dengan yang dicapai kategori finansial nonperbankan. Ini bisa disimpulkan bahwa kelompok finansial (perbankan dan nonperbankan) sudah cukup maju dalam hal implementasi sistem TI. Namun, sesungguhnya skor rata-rata itu masih kalah dibanding skor rata-rata yang dicapai kelompok distribusi dan logistik yang sebesar 7,65; dan kelompok resource-based yang mencapai 7,95.

Di luar industri finansial, selama ini sektor bisnis distribusi dan logistik memang cukup maju dan masif dalam mengimplementasi sistem TI. Itu juga karena tuntutan proses bisnisnya, yang membutuhkan dukungan TI. Apa yang dilakukan AAM, APL Indonesia, Tiga Raksa Satria dan Parit Padang, bisa menjadi bukti. Mereka yang bergerak di bisnis yang tergantung pada sumber daya alam seperti Vico dan Freeport selama ini pun dikenal sudah familier dengan pemanfaatan TI. Tak heran, kelompok ini mampu mencetak skor rata-rata paling tinggi.

Selain memilih perusahaan yang dinilai terbaik dalam penerapan sistem TI (Best IT Systems), ajang The Best e-Corp tahun ini juga mencari 10 Tim TI terbaik (Best IT Teams). Pertimbangannya, memotret satu sistem TI andalan dengan menelaah tim TI terbaik mestinya berbeda. Dalam memilih tim TI terbaik, perhatian utamanya adalah seberapa besar kontribusi tim ini terhadap perusahaan (lihat kriteria lengkapnya). Lainnya adalah faktor strategi TI (mencakup efektivitas strategi dan inovasi), serta faktor IT Governance dan budaya kerja tim TI-nya. Jadi, pemilihan tim TI terbaik ini memang dimaksudkan untuk memberi penghargaan bagi tim-tim yang mampu menjadi bagian strategis perusahaannya, dan bisa memberikan kontribusi terbaik.

Kriteria Penilaian Best IT Teams

1. Contribution to the Company (bobot 50%)
2. IT Strategy (bobot 25%)
3. IT Governance & Culture (bobot 25%)

Yang dinilai panel juri juga ke-34 peserta tersebut. Urutan hasil penilaian Best IT Teams ternyata memang berbeda dari peringkat Best IT Systems. Posisi pertama diduduki oleh tim TI dari PermataBank Syariah dengan skor rata-rata 8,42. Yang patut dipuji adalah prestasi AAM dan Vico Indonesia yang duduk di urutan 2 dan 3 (dengan skor rata-rata 8,19 dan 8,17). Pasalnya, AAM dan Vico juga duduk dalam tiga besar kategori Best IT Systems. Hal yang menarik dicatat, perusahaan yang memiliki tim TI masuk 10 besar tim TI terbaik itu juga masuk dalam 25 besar penerap sistem TI terbaik. Jadi, secara keseluruhan memang terlihat ada konsistensi bahwa mereka yang memiliki sistem TI terbaik ada kemungkinan karena didukung tim TI yang baik pula (lihat: Tabel peringkat Best IT Teams).

Mengomentari hasil yang dicapai tim TI PermataBank Syariah, Betti Alisjahbana menilai keunggulannya karena visi organisasinya yang tidak hanya menyediakan sistem TI yang menopang bisnisnya, melainkan mendorong pula aktivitas bisnis yang berkualitas, fleksibel, dan efektif. “Mereka melihat sistem TI, kebijakan, ataupun bisnisnya sebagai sesuatu yang bersifat holistik, itu kekuatannya,” kata perempuan pertama di Asia Pasifik yang memimpin bisnis operasional IBM di suatu negara itu. Keistimewaan PermataBank Syariah lainnya, karena tim TI-nya mampu membangun sistem syariah sebagai suatu kesatuan dengan sistem perbankan konvensionalnya, sehingga bisa terjadi cross-selling.

Tim TI yang juga beroleh pujian Betti adalah Tim TI BCA (peringkat 4). Alasannya, selain mampu melakukan implementasi dengan baik dan terintegrasi, tim ini juga mampu mengedukasi para nasabahnya secara efektif, sehingga teknologi baru yang mereka tawarkan bisa diterima dan dimanfaatkan nasabah.

Beberapa juri juga mengapresiasi prestasi Tim TI Asuransi Astra Buana (AAB). Menurut Mursyid Hasan Basri, keistimewaan Tim TI AAB terutama pada sisi IT Governance-nya. “Saya memberi nilai 10 untuk itu. Ini bisa dilihat dari misi dan tujuannya. Mereka punya organisasi TI yang jelas, juga anggaran TI-nya tinggi,” kata Mursyid. “Kepedulian perusahaan lain tidak sebesar mereka,” tambahnya. Adapun Firdaus Alamsjah memuji Tim TI AAB karena mampu mengembangkan sistem yang bagus, walaupun dengan cara in-house development. “Sistem TI yang dikembangkannya good for money,” katanya.

Catatan menarik diberikan Mas Wigrantoro, anggota panel juri lainnya, terhadap keseluruhan perhelatan The Best e-Corp tahun ini. “Perkembangan pemanfaatan TI oleh korporasi di Indonesia menunjukkan fakta yang menggembirakan,” ucap Wigrantoro mengungkapkan kesannya selama mengevaluasi para peserta ajang The Best e-Corp 2007. Kesan menonjol yang ditangkapnya, setidaknya kalangan perusahaan peserta sudah menyadari dan mulai mengintegrasikan antara strategi bisnis dan strategi TI. “Dengan kata lain, peran TI sebagai darah perusahaan, sudah semakin diakui dan dirasakan kebenarannya,” katanya. Menurutnya pula, dari fakta yang bisa dipotret menunjukkan masih terbukanya peluang bagi para eksekutif untuk meningkatkan lagi komitmennya memanfaatkan TI demi kemajuan perusahaan.

Toh, dari proses pemilihan ini ia melihat masih ada kekurangannya. Antara lain, adanya beberapa data penting yang belum terungkap, misalnya, besaran anggaran yang dialokasikan untuk investasi TI dibandingkan dengan total revenue tahunan dan persentase pertumbuhan bisnisnya. “Dari data seperti ini dapat dibuat analisis apakah pertumbuhan perusahaan dipengaruhi investasi TI,” ujarnya. Hal yang juga disoroti Wigrantoro, sebagian besar peserta hanya menguraikan manfaat bisnis dari implementasi TI-nya secara kualitatif. Toh, ia mengaku memahami mengapa masih sedikit kalangan CIO yang belum dapat mengungkapkan manfaatnya secara kuantitatif. “Belum ada ketentuan bagaimana menghitung manfaat TI, sehingga model dan cara menghitungnya sangat ditentukan oleh selera CIO,” tuturnya. Patokan baku dilihat Wigrantoro juga belum tersedia untuk organisasi TI kebanyakan perusahaan, apakah harus dipimpin eksekutif selevel direktur, GM, atau cukup manajer. “Di beberapa perusahaan yang sudah mengangkat CIO selevel direktur, berpeluang punya tingkat governance yang lebih tinggi,” ujar Wigrantoro seraya menyebutkan bahwa masalah seperti ini merupakan tantangan para praktisi dan akademisi TI untuk melahirkan pedoman standar.

Metode penilaian yang berbasis lembar kerja elektronik yang diisi oleh para peserta, diakui beberapa juri, masih memiliki kekurangan tersendiri. Pasalnya, bisa saja perusahaan yang sebenarnya mampu menggaet manfaat bisnis yang bagus dari implementasi sistem TI-nya, tapi karena tidak mengungkapkan secara terbuka, maka tidak memperoleh skor yang seharusnya. “Kesulitannya, kami memang tidak bisa melihat dan menganalisisnya secara langsung,” kata Betti mengakui.

Ya, memang tak ada gading yang tak retak. Ke depan, mudah-mudahan penyelenggaraan ajang ini bisa jauh lebih baik lagi.

Reportase: Wini Angraeni, Afiff Maulana Dewanda, Rias Andriati, Herning Banirestu. Riset: Arief Adi Wibowo.